Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
2. Jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
- Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
> Tidak menggunakan kop surat
> Tidak ada nomor surat
> Salam pembuka dan penutup bervariasi
> Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
> Format surat bebas
- Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
> Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
> Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
> Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
> Penggunaan ragam bahasa resmi
> Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
> Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
* Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
> Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
> Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
> Hal, berupa garis besar isi surat
> Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
> Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
> Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
> Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
* Penutup surat
Penutup surat, berisi
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
> Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
- Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
- Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
- Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini. Contoh surat lamaran kerja :
# Tempat dan tanggal pembuatan surat
# Nomor surat
# Lampiran
# Hal atau perihal
# Alamat tujuan
# Salam pembuka
# Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup
# Salam penutup
# Tanda tangan dan nama terang
- Surat Elektronik
Artikel utama: Surat Elektronik
Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969. ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.
Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.
Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel, yang dalam bahasa inggrisnya adalah email atau electric mail.
Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.
3. Contoh Surat
# Surat Pribadi menggunakan bahasa inggris
Riyani
Jln. Cendana. No. 16
Makassar 10110
Jln. Cendana. No. 16
Makassar 10110
Hello my friend, how are you doing, there? I hope you are in good condition. I am sending this letter to give you some good news.
It’s been one year we separated, since you moved to makassar. I miss you so much. I’m really looking forward to meeting with you soon. After waiting for so long, i finally granted permission to visit you in makassar. Maybe next month i will go there by plane. When i got there, you have to take me around to the tourist attractions there. I really wanted to visit the Losari beach. See you there buddy.
Your friend,
Pevita
# Surat Lamaran Kerja Menggunakan Bahasa Inggris
Jakarta, December 20, 2010
Unitama Megatrading Corp
Human Resources Department
Puri Kembangan Street Kav.102
Jakarta Barat
Dear Sir,
I know that Unitama Megatrading Corp. is one of the biggest retail product distributors in Indonesia, and I am sure it would be an excellent career opportunity to join in and work for this respective company.
I would like to apply for direct marketing and sales officer position in your company. I am in good health, willing to work, fast learning, and work well with others. I have my own vehicle, driving license A and C. Also, I have good communication skill and speak English fluently both oral and written.
I was graduated from Akademi Manajemen Perusahaan (AMP) YKPN Yogyakarta, majoring in Marketing Management in December 2003, and have been working for Pratama Corp Retails in sales and marketing department since January 2004. I believe my 2 years experience in this related field would be useful for me to contribute your company better.
I would greatly appreciate an opportunity to convince you that my services would be an asset to your company. I assure you that a high level of efficiency would be applied to any assignment given to me. I hope my qualifications and experiences merit to your consideration.
Thank you for kind attention, and I am looking forward to your reply.
Yours Faithfully,
Abdul Malik
Referensi : http://id.wikipedia.org/wiki/Surat
